Penggunaan Datasheet View Table dan Query di dalam Microsoft Access

Mengatur Tampilan Datasheet

Bekerja dengan table dan query akan selalu berhubungan dengan datasheet, yaitu tampilan saat table dan query dijalankan. Dengan menggunakan datasheet, data didalam table dapat dilihat, dimodifikasi, dihapus, ditambah dan lain-lain.


Gambar Tampilan datasheet dalam suatu table

Merubah size, warna dan jenis font

Untuk merubah size, warna dan jenis font bisa menggunakan toolbar “formatting” pada datasheet view (cara 1), atau bisa juga dengan mengakses menu Format Font (cara 2). Silahkan pilih cara yang Anda inginkan, kemudian formatlah datasheet dengan font yang Anda sukai.


Gambar Formatting Font didalam datasheet (Cara 1)


Gambar Formatting font didalam datasheet (Cara 2)

Merubah jenis gridline dan warna background

Untuk merubah jenis gridline dan warna background, bisa menggunakan toolbar “formatting” pada datasheet view (cara 1), atau bisa juga dengan mengakses menu Format Datasheet (cara 2). Silahkan pilih cara yang Anda inginkan, kemudian formatlah datasheet sesuai pilihan dan tampilan yang Anda sukai.


Gambar Formatting datasheet (Cara 1)


Gambar Formatting datasheet (Cara 2)

Freeze dan Unfreeze column

Freeze digunakan untuk menahan satu column atau lebih agar tetap berada ditempatnya sehingga akan tetap terlihat, walaupun scrollbar datasheet digeser kemanapun. Untuk melakukan Freeze, pilih dahulu (dengan cara diblok) column yang hendak di freeze, kemudian klik Format Freeze Columns. Untuk mengembalikan ke tampilan semula, klik menu Format Unfreeze All Columns.

Memperlihatkan dan menyembunyikan column

Memperlihatkan dan menyembunyikan column berguna saat field didalam table cukup banyak, namun Anda hanya perlu melihat beberapa field saja. Untuk memperlihatkan dan menyembunyikan column, klik menu Format Unhide Columns. Hilangkan tanda centang pada column yang hendak Anda sembunyikan. Untuk memperlihatkan column, beri tanda centang kembali pada column tersebut. Menyembunyikan column tidak membuat data dan column terhapus dari database.


Gambar Unhide Columns 

Mengatur ukuran lebar column dan panjang row

Mengatur ukuran lebar column dan panjang row berguna saat Anda hendak melihat data didalam suatu field secara utuh (tampil semua). Atau mungkin Anda telah merubah size font menjadi besar, sehingga jika tidak merubah ukuran column dan row akan terlihat kurang bagus. Untuk Mengatur ukuran column, pilih dahulu column yang hendak diatur lebarnya (dengan cara diblok), kemudian klik menu Format Column Width. Isi dengan nilai yang Anda inginkan. Jika Anda ingin mensetting dengan lebar sesuai standard, beri tanda centang pada checkbox “Standard Width”. Jika ingin mesetting sesuai dengan data terpanjang, klik tombol Best Fit.


Gambar Setting ukuran lebar column

Adapun untuk mengatur ukuran panjang row, klik menu Format Row Height. Isi dengan nilai yang Anda inginkan. Jika Anda ingin mensetting dengan panjang sesuai standard, beri tanda centang pada checkbox “Standard Width”. Penulis menyarankan agar Anda senantiasa menggunakan standard height, karena akan terlihat seminimal mungkin, sehingga tidak memakan tempat, apalagi jika monitor yang kita gunakan tidak cukup besar dan resolusinya pun tidak kita perbesar.


Gambar Setting ukuran panjang row

Set pilihan default tampilan datasheet

Set pilihan default tampilan datasheet akan berguna saat Anda sudah menetapkan suatu pilihan tampilan datasheet, sehingga jika Anda membuat baru suatu table atau query, tampilannya sudah langsung sesuai yang Anda inginkan, jadi tidak perlu merubah-rubah lagi. Untuk menset pilihan default tampilan datasheet, klik menu Tools Options. Klik tab Datasheet. Silahkan atur sesuai yang Anda inginkan.


Gambar Set pilihan default tampilan datasheet

Pilihan ini hanya akan pengaruh ke tampilan datasheet untuk table dan query yang baru (belum dibuat), bukan yang sudah dibuat sebelum pilihan ini diseetting.

Subdatasheet didalam datasheet

Subdatasheet merupakan datasheet didalam datasheet. Subdatasheet ini akan berguna ketika kita hendak melihat relasi table yang sudah terdapat hubungannya melalui primary key dan foreign key. Jika kita sudah membuat field Lookup Wizard, biasanya subdatasheet ini dibuat secara otomatis oleh Access.


Gambar Subdatasheet didalam  datasheet

Membuat dan merubah subdatasheet

Untuk membuat dan merubah subdatasheet, silahkan ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Bukalah table dalam mode datasheet view

2.      Klik menu Insert Subdatasheet. Maka akan muncul form “Insert Subdatasheet”. Pilihlah table atau query yang hendak anda buat datasheetnya, kemudian pilih field foreign key pada table tersebut (disebut juga child field) dan pilih juga field primary key pada table yang sedang dibuka (disebut juga master field). Jika field yang hendak dijadikan kunci lebih dari satu field, maka dalam penulisannya harap dipisahkan dengan tanda titik koma (;), misalnya Last Name;First Name.


Gambar Membuat subdatasheet didalam  datasheet

3.      Klik tombol OK. Maka subdatasheet sudah muncul didalam datasheet yang sedang dibuka tersebut.

TIPS!

Kita bisa juga membuat subdatasheet dengan table untuk subdatasheet merupakan table itu sendiri (self-join). Misalnya saja, ketika Anda hendak melihat karyawan pada table Employees didalam database MyNorthwind.mdb, mana saja diantara mereka yang memiliki hubungan kerja dengan karyawan lainnya, maka Anda bisa bisa menggunakan subdatasheet disini. Untuk Link Child Fields pilihlah field “ReportsTo” dan untuk Link Master Fields pilihlah “EmployeeID”.


Gambar Membuat subdatasheet self-join (satu table)


Gambar Subdatasheet dengan sumber table yang sama

Menghapus subdatasheet

Untuk meghapus subdtasheet pada suatu table atau query, caranya cukup mudah, yaitu klik menu Format Subdatasheet Remove. Maka subdatasheet akan langsung terhapus. Menghapus subdatasheet tidak ikut menghapus table atau query yang digunakan sebagai sumber subdatasheet.

Expand dan collapse subdatasheet

Untuk memunculkan record subdatasheet pada masing-masing record datasheet (expand subdatasheet), dan menyembunyikannya kembali (collapse subdatasheet), dapat melakukan salah satu dari langkah-langkah berikut ini:

        Untuk expand satu record saja, klik tanda plus (+) pada sisi paling kiri dari record selector (lihat gambar 5.10).

        Untuk expand semua record, klik menu Format Subdatasheet Expand All.

        Untuk collapse satu record saja, klik tanda plus (-) pada sisi paling kiri dari record selector (lihat gambar 5.10).

        Untuk collapse semua record, klik menu Format Subdatasheet Collapse All.

Bekerja dengan data

Ketika bekerja didalam mode datasheet view, kita bisa melihat data dengan berbagai cara, diantaranya melihat data dengan urutan dari data terbesar ke data terkecil, menyaring data sesuai nilai tertentu, mencari data, melakukan beberapa perintah record seperti menambah record, mengcopy data kemudian menyalinnya ke aplikasi lainnya, dan lain-lain.

Mengurutkan data

Mengurutkan data atau biasa disebut sort data akan diperlukan manakala Anda hendak melihat data berdasarkan urutan tertentu. Terdapat dua pengurutan data didalam Access, yaitu:

        Sort Ascending, yaitu mengurutkan data dari nilai terkecil ke nilai terbesar.

        Sort Descending, yaitu mengurutkan data dari nilai terbesar ke nilai terkecil.

Untuk mengurutkan data, klik dahulu column atau salah satu field didalam column yang hendak di urutkan, kemudian lakukan salah satu langkah berikut ini:

        Untuk sort ascending, pilih dahulu field pada column yang hendak disort, kemudian klik menu Records Sort Sort Ascending atau klik toolbar Sort Ascending () atau klik kanan field pada column yang hendak disort tersebut, kemudian pilih menu Sort Ascending.

        Untuk sort descending, pilih dahulu field pada column yang hendak disort, kemudian klik menu Records Sort Sort Descending atau klik toolbar Sort Descending () atau klik kanan field pada column yang hendak disort tersebut, kemudian pilih menu Sort Descending.


Gambar Memilih jenis sort dalam suatu datasheet

Menyaring data

Menyaring data atau disebut juga filter data merupakan proses memperlihatkan sejumlah data dengan menyembunyikan data lainnya. Dengan kata lain, penyaringan data ini hanya menampilkan record-record yang kita kehendaki saja, sedangkan record-record lainnya disembunyikan (bukan dihapus). Terdapat dua jenis penyaringan data menggunakan criteria data yang dipilih, yaitu:

        Filter By Selection, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria sesuai dengan data yang sedang dipilih. Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

       Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut), dimana data tersebut merupakan criteria yang digunakan untuk penyaringan.

      Klik menu Records Filter Filter By Selection atau klik toolbar Filter By Selection () atau klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pilih menu Filter By Selection.

        Filter Excluding Selection, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria selain data yang sedang dipilih. Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

       Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut), dimana data tersebut merupakan criteria yang digunakan untuk penyaringan.

      Klik menu Records Filter Filter Excluding Selection atau klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pilih menu Filter Excluding Selection.

        Filter By Form, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria tertentu yang dapat kita tentukan sendiri (custom filter). Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

       Cara 1: Klik menu Records Filter Filter By Form atau klik toolbar Filter By Form (). Setelah itu, ketikkan pada field yang hendak disaring criteria yang hendak dibuat, misalnya “>100”, Like “Udin*”, Between 100 and 10000, dan lain-lain (untuk mengetahui lebih jauh mengenai pembuatan criteria, silahkan pelajari kembali bab query pada sub bab criteria dan expression). Kemudian klik menu Filter Apply Filter/Sort atau klik toolbar Apply Filter ().
Apply Filter digunakan untuk menjalankan atau menampilkan data yang telah disaring, sehingga data yang muncul didalam datasheet merupakan hasil dari penyaringan data yang telah ditentukan tersebut

        Cara 2: Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut), klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pada menu Filter For, ketikkan criteria yang hendak dibuat, misalnya “>100”, Like “Udin*”, Between 100 and 10000, dan lain-lain (untuk mengetahui lebih jauh mengenai pembuatan criteria, silahkan pelajari kembali bab query pada sub bab criteria dan expression), setelah itu tekan tombol Enter. Berbeda dengan cara 1, cara 2 ini tidak memerlukan proses Apply Filter.

Untuk menghapus penyaringan data sehingga data yang muncul didalam datasheet menjadi terlihat semua (show all record), klik menu Records Remove Filter/Sort atau klik kanan pada suatu field didalam datasheet tersebut, kemudian pilih menu Remove Filter/Sort atau bisa juga klik toolbar Remove Filter ().


Gambar Proses filter data di dalam suatu datasheet

Mencari dan mengganti data

Didalam datasheet (yang bukan read-only), kita dapat melakukan proses mencari dan mengganti data, atau disebut juga Find and Replace. Namun jika datasheet tersebut read-only atau field yang hendak kita cari tersebut dikunci datanya (lock enable), maka kita hanya bisa melakukan proses mencari data saja (Find).

Untuk melakukan proses Find and Replace, silahkan ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Buka dahulu dalam mode datasheet view, table atau query yang hendak dicari datanya.

2.      Pilih field atau column yang berisi data yang hendak dicari.

3.      Klik menu Edit Find. Maka akan muncul kotak Find and Replace.


Gambar Mencari data menggunakan kotak dialog Find and Replace 

4.      Ketikkan kata yang hendak dicari pada kotak Find What. Ketentuan penulisannya adalah sebagai berikut:

         Jika hendak mencari record yang mempunyai nilai secara utuh, seperti “Sofyan” maka ketikkan kata tersebut secara utuh, yaitu : Sofyan, begitu juga dengan text-text lainnya.

         Jika hendak mencari record yang nilainya diawali dengan huruf “S”, seperti Sofyan, Syamsudin, dan lain-lain, maka ketikkan : S* , begitu juga dengan text-text lainnya.

         Jika hendak mencari record yang nilai tengahnya  huruf “S”, seperti Musa, Rasyid, dan lain-lain, maka ketikkan : *S* , begitu juga dengan text-text lainnya.

         Jika hendak mencari record yang nilainya diakhiri dengan huruf “S”, seperti Kamus, Kaktus, dan lain-lain, maka ketikkan : *S , begitu juga dengan text-text lainnya.

         Pengetikkan boleh juga dengan sebagian kata yang hendak dicari berikut dengan tanda bintang nya, seperti : Sof* , *us, *as*, dan lain-lain.

5.      Klik tombol Find Next. Jika ingin mencari data yang sama pada record lainnya, klik kembali tombol Next.

6.      Jika hendak mengganti data sesuai dengan data pada kotak Find What, klik tab Replace.


Gambar Mencari dan mengganti data menggunakan kotak dialog Find and Replace

7.      Ketikkan kata yang baru secara utuh pada kotak “Replace With”, kemudian klik tombol Replace. Untuk mengganti semua data yang ada secara sekaligus, klik tombol Replace All. Harap hati-hati dalam melakukan proses ini karena data yang ada akan langsung diganti. Sebaiknya bagi Anda yang belum yakin ada data apa saja didalam table tersebut, jangan menggunakan tombol Replace All, tetapi menggunakan tombol Replace dalam mengganti data, karena proses ini akan mengganti data secara satu-satu, tidak sekaligus.

8.      Proses akan berhenti jika data yang dicari sudah tidak ada lagi sampai record yang paling terakhir.

Beberapa perintah record

Beberapa perintah record, seperti menambah record, menghapus record, dan lain-lain dapat langsung dilakukan pada mode datasheet, yaitu dengan mengklik record navigation didalam datasheet.


Gambar Record Navigation

Beberapa perintah record tersebut diantaranya:

        Untuk menuju record yang pertama, klik tombol ().

        Untuk menuju record sebelumnya ().

        Untuk mengetahui nomor record yang kita sedang berada didalamnya (saat kursor berada didalamnya), lihatlah kotak putih yang berisi angka () pada tengah-tengah  record navigation. Untuk menuju record tertentu, ketikkan nomor record yang dikehendaki pada kotak ini, kemudian tekan tombol Enter.

        Untuk menuju record berikutnya ().

        Untuk menuju record yang terakhir ().

        Untuk menambah record baru ().

        Untuk mengetahui jumlah record seluruhnya dan informasi status seperti filter dan data read only lihat label informasi ().

        Untuk menghapus record, klik tombol () pada sisi paling kiri column, kemudian klik tombol Delete pada keyboard. Untuk menghapus sejumlah record, blok atau sorot record-record tersebut, kemudian klik tombol Delete pada keyboard.


Gambar Memilih record untuk dihapus

Copy-Paste data dari aplikasi lainnya ke datasheet dan sebaliknya

Data didalam datasheet, selain dapat dicopy-paste ke sesama file database Access, dapat pula dicopy-paste ke aplikasi-aplikasi lainnya, seperti Microsoft Excel, Microsoft Word dan lain-lain. Begitu juga sebaliknya, data dari aplikasi lainnya dapat dicopy-paste kedalam datasheet table atau query yang sedang dibuka. Pada contoh ini, penulis hanya akan menjelaskan copy-paste dengan aplikasi Microsoft Excel, dan untuk aplikasi lainnya pembaca bisa mencoba sendiri di PC nya masing-masing setelah mengetahui cara yang akan penulis jelaskan ini.

Untuk copy-paste dari datasheet table atau query ke Microsoft Excel, silahkan ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

2.      Buka dahulu dalam mode datasheet view, table atau query yang hendak dicopy datanya.

3.      Blok field atau column yang berisi data yang hendak dicopy, caranya bisa menggunakan tiga metode sebagai berikut:

         Jika hendak mengcopy beberapa field, geser kursor ke daerah paling kiri field pertama hingga menjadi tanda plus besar berwarna putih, kemudian geser ke field yang paling terakhir yang hendak dicopy.


Gambar Memilih beberapa field untuk dicopy

         Jika hendak mengcopy beberapa column sekaligus, klik column pertama yang hendak dicopy, kemudian geser ke column yang terakhir yang hendak dicopy.


Gambar Memilih beberapa column untuk dicopy

         Jika hendak mengcopy seluruh data, klik tombol di pojok paling kiri datasheet.


Gambar Memilih seluruh record untuk dicopy

4.      Klik menu Edit Copy atau klik toolbar Copy ().

5.      Buka Microsoft Excel.

6.      Pilih sheet tujuannya, kemudian pilih sell tempat data awal akan di paste.

7.      Klik menu Edit Paste atau klik toolbar Paste (). Maka data pada tahap ini sudah langsung dicopy, namun hasilnya masih terlihat kurang rapih.

8.      Klik menu Format Cells.

9.      Klik tab Alignment.

10.  Hilangkan tanda centang pada check box “Wrap Text”, kemudian klik tombol OK.


Gambar Non aktifkan Wrap Text didalam Excel

11.  Maka data kini sudah dicopy ke Microsoft Excel dengan tampilan yang lebih rapih.


Gambar Data yang telah dicopy ke Excel

Adapun untuk copy-paste dari Microsoft Excel ke datasheet table atau query caranya hampir sama dengan yang diatas, tinggal dibalik saja prosesnya, hanya saja harus mengikuti beberapa aturan sebagai berikut:

1.      Datasheet tersebut tidak dalam keadaan read-only ataupun lock enable.

2.      Type data yang hendak dicopy dari suatu sell pada Microsoft Excel harus mempunyai data type yang sama dengan field tujuan. Misalnya, Anda tidak boleh mengcopy data text didalam sekelompok sell pada Microsoft Excel ke field jenis number pada datasheet.

3.      Mempunyai jumlah record, column dan field yang sama. Misalnya, Anda tidak boleh mengcopy data dari Excel sejumlah 100 baris kemudian di paste ke datasheet yang jumlah recordnya masih 1 record atau kurang dari 100 record. Intinya, format table di Excel harus sama dengan format datasheet.

4.      Field didalam datasheet harus diblok dahulu sesuai dengan banyaknya data yang hendak dipaste, setelah itu baru datanya dapat dipaste. Hal ini berbeda dengan Excel yang bisa dipaste di sell manapun.

Leave a Reply

%d bloggers like this: